Pengertian, Jenis, Struktur Dan Bagaimana Cara Menulis Invitation Letter ?

• ‌Siapkan semua dokumen yang relevan, seperti jadwal dan isi rencana acara, daftar orang atau organisasi yang akan diundang dan alamat surat. Semua ini setidaknya sangat dekat dengan Anda, jadi Anda ingin informasi yang disertakan dalam undangan benar-benar akurat.
• ‌Mulailah dengan membuat rangcangan atau “Invitation Letter Draf” dan mintalah komentar dari orang-orang yang terkait dengan rencana Anda. Penting untuk mempertimbangkan bahwa semua informasi dalam undangan harus akurat.
• ‌Kesantunan berbahasa menjadi etika utama dalam menulis undangan. Jenis kesantunan pasti berbeda di setiap masyarakat dan usia. Untuk ini, Anda harus memperhatikan siapa yang akan menerima undangan Anda.
• ‌Gunakan nada positif. Salah satunya adalah meyakinkan “Receiver” bahwa kehadiran mereka sangat penting untuk terselenggaranya acara Anda. Selalu berhati-hati untuk tidak menggunakan bahasa yang “Compel”. Umumnya, dalam bahasa Inggris, orang menggunakan dua tenses dalam undangan, yaitu present tense dan future tense. Present tense digunakan untuk menjelaskan acara terkait, dan future tense digunakan untuk mengaharapkan kemunculan “Receiver’ undangan.
• ‌Beberapa undangan biasanya memberikan bantuan kepada para yang diundang. Dalam seminar internasional, para pengundang biasanya memberikan layanan penjemputan di bandara dan pengaturan administrasi untuk tamu dari luar daerah atau luar negeri.
• ‌Surat undangan harus memuat informasi dengan rinci, seperti: peta lokasi, pertukaran suvenir, dress code, informasi jumlah peserta yang diperbolehkan, dan peringatan tertentu, seperti “senjata tidak diperbolehkan” dan “minuman keras tidak diperbolehkan!”.
• ‌Panjang surat undangan tergantung pada kondisi dan selera penulis. Terkadang undangan sangat panjang karena berisi informasi detail tentang acara dan deskripsi orang yang diundang, baik individu maupun organisasi.
• ‌Kop surat harus digunakan untuk undangan resmi, sedangkan kop surat tidak diperlukan untuk undangan pribadi.
• ‌Menutup surat undangan seperti halnya kalimat pada pembukaan yaitu dengan kata-kata yang positif dan santun. Biasanya, banyak orang menggunakan kata-kata seperti “Thank You”sincerely” dan “truly!”.
• ‌Kirimkan surat undangan Anda setidaknya dua minggu sebelum acara.

1. Occasion: Ekspresi yang di gunakan untuk mengundang orang untuk hadir di suatu acara

Surat undangan biasanya diawali dengan kalimat yang artinya mengajak pihak lain untuk ikut serta. Pada bagian ini harus disebutkan siapa yang diundang dan acara apa yang akan diadakan.

Contoh:

• ‌Mrs. Emma Sanjaya and Mr. Arga Sanjaya cordially invite you to witness the marriage of their beautiful daughter Erin Sanjaya to Edward Chalk
• ‌Ibu Emma Sanjaya dan Bapak Arga Sanjaya dengan hormat mengundang Anda untuk menyaksikan pernikahan putri cantik mereka Erin Sanjaya ke Edward Chalk
• ‌The Jakarta Arts Community requests the pleasure of your company to attend the grand opening of JakArt Festival
• ‌Komunitas Seni Jakarta dengan senang hati memohon kehadiran perusahaan Anda dalam pembukaan Festival JakArt.
• ‌It would be our great honour if you are available to be our guest speaker at the workshop of E-book Business
• ‌Akan menjadi kehormatan besar kami jika Anda berkenan untuk menjadi pembicara tamu kami dalam workshop bisnis E-book
• ‌We have much pleasure to have you join us for the celebration of Mr. and Mrs. Sanjaya’s Golden Anniversary
• ‌Kami sangat berbahagia atas keikutsertaan anda dalam pesta emas pernikahan Bapak dan Ibu Sanjaya.
• ‌We are pleased to invite you at a reception in honor of Dr. J. Sanjaya on the occasion of his retirement
• ‌Kami sangat berbahagia mengundang Anda dalam acara resepsi untuk menghormati Dr. J. Sanjaya yang sudah pensiun.
• ‌We extend to you an invitation to attend our engagement party
• ‌Kami menyampaikan kepada Anda undangan untuk meng- hadiri pesta pertunangan kami
• ‌Grace us with your presence at the soft opening of Prominent Café
• ‌Kehormatan untuk kami atas kehadiran anda dalam soft opening Prominent Cafe
• Menyebutkan tempat dan tanggal

2. Tempat

Selain menyebutkan nama tempat, alamat lengkap tempat yang menyelenggarakan acara juga harus dicantumkan. Jika perlu, harap lampirkan peta ke tempat tersebut.

Contoh penyebutan tempat: 

‌

3. Tanggal, bulan dan Tahun

Ada banyak cara untuk menyebutkan tanggal

berikut contohnya:

‌1 July 2012 (British English)

‌July 1, 2012 (American English)

4. Waktu

Waktu Penyebutan waktu dapat menggunakan a.m. atau p.m., namun apabila dirasa itu membingungkan, Anda dapat menyebutkan penanda waktu apakah itu pagi, siang, atau sore.

Berikut adalah contoh penyebutan waktu dalam undangan:

• ‌At four o’clock in the afternoon (pada jam empat sore)
• ‌At 5:00 p.m (pada jam 5 sore)
• ‌From 7:00 to 8:30 p.m.‌(‌dari jam 19.00 sampai 20.30)
• At 6 o’clock in the evening‌ ‌(pada jam 6 sore)

Sertakan perihal lainnya yang perlu diketahui oleh penerima undangan.

• ‌R.S.V.P. 666-88555 by June 2

‌RSVP adalah singkatan dari répondez s’il vous plait atau tolong dibalas/dijawab lewat no. telp. 666-88555 sebelum tanggal 2 Juni.

• ‌Please kindly confirm your attendance by calling 54321.‌ (Dengan rendah hati kami memohon kepastian kehadiran anda dengan menghubungi 54321)
• ‌Dress; Smart Casual‌ (Gaun; Pakaian rapi kasual)
• ‌Reception to follow: Green Garden, Jl. Sutra 67, at 6 o’clock in the evening‌ (Resepsidiselenggarkan di: Green Garden, Jl. Sutra 67, pukul 18.00)
• ‌We are also prepared to offer you an honorarium of $1,000 plus reimbursement of travel expenses (Kami juga bersedia untuk menawarkan honor sebesar $1.000 ditambah penggantian biaya perjalanan)
• ‌We would like to provide you an accommodation (Kami ingin menyediakan Anda akomodasi)
• ‌I have enclosed the agenda of the seminar that you might be pleased to have a look (Saya telah melampirkan agenda seminar yang Anda mungkin dengan senang hati bisa membacanya)
• ‌In case you are unable to attend this workshop we would appreciate if you can bring on another eminent substitute‌ (Jika Anda tidak dapat menghadiri lokakarya ini kami akon menghargai jika Anda dapat mendatangkan pengganti utama lain.)

5. Kata Penutup

Bagian penutup surat lebih banyak dipakai pada surat undangan official. Pada bagian ini si pengundang mengutarakan bahwa kedatangan pihak yang terundang sangatlah dinantikan dan kehadiran mereka punya arti penting demi berlangsungnya acara yang diadakan maupun bagi si pengundang.

contoh kalimat penutup surat undangan yaitu:

‌We sincerely hope your presence to grace the workshop.

‌Kami sangat mengharapkan kehadiran Anda untuk menyemarakkan workshop.

‌We hope you are able to accept this invitation and we look forward to hearing from you.

‌Kami berharap Anda dapat menerima undangan ini dan kami berharap untuk mendapat kabar dari Anda.